2026年3月23日
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経理DX まずは紙の請求書をどう減らすか
365日ブログ
3157日目
公認会計士・税理士
畑中 外茂栄です。
「経理DX」と聞くと、まずシステム導入を思い浮かべる方は少なくありません。
ただ、現場ではその前に、紙の請求書が山積みになり、入力や照合作業に時間が奪われていることが珍しくありません。
クラウド会計ソフトを導入しても、入口が紙のままでは、思ったほど効率は上がりません。
全体設計をしつつ、まずは部分的にも、受け取り側で紙を減らすなど対策を講じていくことも効果的です。
なぜ「紙の請求書」から手を付けるのか
請求書は、支払期限、金額、取引内容の根拠になる重要な書類です。
しかし紙のままだと、郵送の遅れや紛失、誰がいつ受け取ったのか分からないといった問題が起きやすくなります。
一方で、紙を減らす施策は、多くの場合、システム導入より低コストで始められます。
取引先との合意や社内ルールの整理が中心になるため、小さく始めて、効果を測りながら進めやすいのも利点です。
紙を減らすための四つの方向
まずは、請求書の送付方法を揃えることです。
主要な取引先には、PDF送付、ポータル経由の受領、データ連携可能な請求方式への切り替えを依頼します。
一社ずつの対応は手間がかかりますが、取引金額や頻度の大きい先から進めれば、紙の枚数は比較的早く減り始めます。
例えば、クラウド会計のfreeeでは、
freee上からメールで送付したり、請求書のリンクを共有する機能があります。
昨今、郵便料金なども上がっているため、こちらは導入先の企業様からは好評な機能です。
次に、受け取り側のルールを決めることです。
たとえば「紙の請求書はこの部署、このトレイに集約する」といった形で受付を一本化し、スキャンやデータ化の担当者も明確にします。
誰でも机の上に置ける状態では、紙は増え続けます。
さらに、到着後の扱いも決めておく必要があります。
スキャンして保管するのであれば、ファイル名の付け方、会計ソフトや経費精算システムへの取り込み手順まで、短く文書化しておくと属人化を防ぎやすくなります。
電子取引データの保存要件など、制度対応が絡む場合は、その時点の要件を税理士などの専門家に確認しておくと安心です。
どうしても紙でしか来ない取引先については、対応期限を決めて切り替えを促す、あるいは少額・低頻度の取引先に限定するなど、ルールで囲っていくことが有効です。
相手方の事情もあるため、
例外処理は完全に０にすることは現実的には難しいのですが、
極力少なくしていくようにしましょう。
まとめ
経理DXの第一歩は、必ずしも高額なシステム導入ではありません。
まずは紙の請求書を一枚ずつ減らし、受け取りから記録までの流れを短くするだけでも、
現場の負担は確実に軽くなります。
焦って大きく変えるより、内部側でコントールできる部分を中心に変えていきましょう。
公認会計士・税理士
畑中 外茂栄
