業務フロー図で複雑な取引もスムーズにコミュニケーションを進める

365日ブログ　

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公認会計士・税理士　

畑中　外茂栄です

先日、複雑な取引をしているお客様の

業務フロー図

を作成しました

業務フロー図とは、

企業内の業務プロセスや取引の流れを視覚的に表現するツールです

下記のような取引の発生から終わりまでを可視化します

↑上記はLucidchartというフロー作成ツールのテンプレから引用しています

新規のお客様の中でヒアリングをしたところ、

売上の種類が多くあることに加え、

それぞれ現金・振込・クレカとあり、

弊社内でかなり混乱が発生しました(;^^)

よって上記のような業務フロー図を作成し、

認識の擦り合わせを行いました

業務フロー図を活用することで得られる最大の効果は、可視化です

可視化することで文字情報に加えて、理解が進みます

よってコミュニケーションも円滑になります

また、横の展開も容易になります

例えば各プロセスごとの業務が可視化できるので、

業務担当者や配置などを見直すことができます

また会計処理をするにしても、

実態を把握していなければ処理が遅くなりますし、エラーも発生します

そのため業務フロー図を作成することで、

エラーの低減や考えることが減り、

業務効率化が進みます

ポイントは、

完璧な図を最初から目指さない

です

上記のような専門的なソフトウェアを作って作成することもできますが、

まずは手書きやホワイトボードなどラフなものでOKです

重要なことはとにかく可視化することです

そして最初は重要な業務に絞ることです

どんなに規模が小さな会社であれ、

そこで商売が回っている以上は多くの業務があるはずです

そのすべての業務を時間的制約から可視化は難しいと考えます

弊社でもそうですが、

まずは重要な業務から優先的に業務フロー図を作成しましょう

複雑な業務ほど、コミュニケーションの円滑化と効率化を実感するはずです

それでは今日もがんばりましょう！！

公認会計士・税理士　

畑中　外茂栄