2022年8月28日
カテゴリー：
紙とデータのメリット・デメリットを考えて取り扱いを決める
365日ブログ
1,854日目
公認会計士・税理士
畑中 外茂栄です
今日は飼い猫の調子があまり良くなかったので、
日曜日ということもあって普段のかかりつけではない
動物病院へ連れていってきました
すごい久しぶりに行ったのですが、
受付をすると
「申し訳ありません、〇〇ちゃんのカルテは破棄してしまいました・・・」
ということでもう一度誕生日やら性別やらの
基礎情報を手書きで記入することに・・・
カルテが電子じゃなくてアナログの手書き等だったら、
管理する側としては邪魔になるし何年も来ていなかったら
処分するのは仕方ないなと思いましたね
すいません・・・
データはデータで、
紙には紙のメリット・デメリットがあります
紙媒体は良いところはとにかくチェックのしやすさです
紙媒体で付箋が貼ってある箇所などパッパッと開くことができます
紙媒体同士のクロスチェックなどもやはり紙が一番です
誤字脱字もデータでは気づかないところも、
印刷をすることで見つけられることもあります
これはデータには無いメリットです
一方で紙のデメリットは紛失リスクと探す手間です
紙だとどうしても紛失してしまう可能性がありますし、
欲しい書類を探すのに時間がかかってしまいます
また保管する場所も必要になるため、邪魔になってしまいます
データの良いところは、
クラウド上に保管をしておけば
場所や端末を選ばずにアクセスできますし
探す手間も省くことができます
また紙のように紛失してしまうリスクもありません
一方でデータのデメリットは、
誤字脱字等のチェックのやりづらさがあります
またデータを削除してしまったり、
データが飛んだときには
紙の紛失と同じようなことになってしまうため
定期的にバックアップは必要です
上記のようにそれぞれメリット・デメリットがあるため、
弊社では基本的にはデータで取り扱うものの
全ての業務をデータで行うということは目指していません
データはデータ、
紙は紙で取り扱う範囲と保管ルールなどを決めています
それぞれの業種で独特の業務もあると思いますし、
それぞれのメリット・デメリットを比較考量して設計していきましょう
公認会計士・税理士
畑中 外茂栄
