2017年9月7日
カテゴリー：
仕事に”効く” 業務効率化アプリ～チャットワーク～
365日ブログ
38日目
公認会計士・税理士
畑中 外茂栄です
今月９月は７月決算の会社が申告をする月ですね
僕たち会計事務所の年間のスケジュールだと
年間の繁忙期って上半期に集中する傾向があります
個別的な影響も加味すると
1月～5月、8月、12月は業務が集中します
月のスケジュールの中では
月末（26日～31日）付近
15日～25日あたりが決算書作成から
決算報告までの業務が集中します
加えて、
税務署や役所へ提出する季節業務も重なると
時間との闘いになってきます
そのため少しでも
・効率化したい
・スピードを上げたい
・無駄を省きたい
という欲求が出てきます
でも、これはどの仕事にも共通していると思います
今日は業務効率化アプリの
チャットワークをご紹介したいと思います
基本は無料で使用できます
メールで登録をしてすぐ使えます
新規のお客様には必ず導入をしていただいて、
電子資料のエクセルのやり取りや相談に使っています
とにかく、
業務の効率性は格段に上がります
メールでやり取りする５倍は早くなります
弊社はホームページの右上から
コンタクト追加できるように
ホームページを設計しています
イメージ的にはビジネス版のLINEのようなイメージですね
（※サンプル↓）
メールだと古いメールは
さかのぼって探さなければいけないので
時間がかかります
チャットワークだと
やり取りしている相手ごとにスレッドがあるので
過去のやりとりが蓄積されていきます
また一度送ったメッセージも
消去したり編集できるのもいいですね
誤送信も修正ができるんです
ちょっとした資料のやりとりも
メールだとPDFで添付したり
FAXを利用しなければいけません
チャットワークだと
スマホで写メで送ってもらうだけでＯＫです
飲食店や美容業など、
スキャナーやFAXが無い方は
コンビニに行く必要も無くなりました
僕は大きく３つにわけて
・社内の全体グループチャット（報連相）
・社外のクライアントとのグループチャット（社長・経理担当者・僕）
・社外のプロジェクト単位のグループチャット（各責任者）
に使用しています
会社の規模にでは社内でも
・幹部
・本社or 支店
・事業部
ごとにさらに細分化するのもありですね
『○○さん、○月○日までに○○をお願いします』
というタスク管理も備忘録として残すことができます
以前にマネーフォワードの記事を書きましたが、
マネーフォワードとの相性も良いので併用しています
操作方法や不明なところが出たらがあったら
すぐ連絡を取っていただけることで疑問点を早期に解消できます
機械が苦手という方も
いらっしゃると思うんですが、
日々0.1％の改善が１年後には1.5倍の改善を生みます！
全ての機能は利用しなくてオッケーです
何か改善できるところないかな
少しだけこの機能使ってみよう
という姿勢だけで十分です👏🏻
もしわからなかったら得意な人に聞けばいいのですから
IT関係はどんどん進化しているので、
おススメのツールまた紹介していきますね👏🏻
本日もお忙しい中お読みいただき、
ありがとうございました
公認会計士・税理士
畑中 外茂栄
