2017年9月7日

カテゴリー:

ビジネスに効くツール


仕事に”効く” 業務効率化アプリ~チャットワーク~

365日ブログ

38日目

 

 

公認会計士・税理士

畑中 外茂栄です

 

 

今月9月は7月決算の会社申告をする月ですね

 

僕たち会計事務所の年間のスケジュールだと

年間の繁忙期って上半期に集中する傾向があります

 

 

個別的な影響も加味すると

1月~5月、8月、12月は業務が集中します

 

 

のスケジュールの中では

月末(26日~31日)付近

 

 

15日~25日あたりが決算書作成から

決算報告までの業務が集中します

 

 

加えて、

税務署や役所へ提出する季節業務も重なると

時間との闘いになってきます

 

 

そのため少しでも

 

・効率化したい

・スピードを上げたい

・無駄を省きたい

 

という欲求が出てきます

 

 

でも、これはどの仕事にも共通していると思います

 

 

今日は業務効率化アプリの

チャットワークをご紹介したいと思います

 

 

基本は無料で使用できます

 

URLはこちら

 

メールで登録をしてすぐ使えます

 

 

新規のお客様には必ず導入をしていただいて、

電子資料のエクセルのやり取り相談に使っています

 

 

とにかく、

業務の効率性は格段に上がります

 

 

メールでやり取りする5倍は早くなります

 

 

弊社はホームページの右上から

コンタクト追加できるように

ホームページを設計しています

 

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イメージ的にはビジネス版のLINEのようなイメージですね

(※サンプル↓)

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メールだと古いメール

さかのぼって探さなければいけないので

時間がかかります

 

 

チャットワークだと

やり取りしている相手ごとにスレッドがあるので

過去のやりとりが蓄積されていきます

 

 

また一度送ったメッセージも

消去したり編集できるのもいいですね

 

 

誤送信も修正ができるんです

 

 

ちょっとした資料のやりとりも

メールだとPDFで添付したり

FAXを利用しなければいけません

 

 

チャットワークだと

スマホで写メで送ってもらうだけでOKです

 

 

飲食店や美容業など、

スキャナーやFAXが無い方は

コンビニに行く必要も無くなりました

 

 

僕は大きく3つにわけて

 

 

・社内の全体グループチャット(報連相)

・社外のクライアントとのグループチャット(社長・経理担当者・僕)

・社外のプロジェクト単位のグループチャット(各責任者)

 

 

に使用しています

 

 

会社の規模にでは社内でも

 

 

・幹部

・本社or 支店

・事業部

 

 

ごとにさらに細分化するのもありですね

 

 

『○○さん、○月○日までに○○をお願いします』

 

 

というタスク管理も備忘録として残すことができます

 

 

以前にマネーフォワードの記事を書きましたが、

マネーフォワードとの相性も良いので併用しています

 

 

操作方法や不明なところが出たらあったら

すぐ連絡を取っていただけることで疑問点を早期に解消できます

 

 

機械が苦手という方も

いらっしゃると思うんですが、

日々0.1%の改善が1年後には1.5倍の改善を生みます!

 

予算で0.1%の戦略的経費を計上していますか?

 

全ての機能は利用しなくてオッケーです

 

 

何か改善できるところないかな

少しだけこの機能使ってみよう

 

 

という姿勢だけで十分です👏🏻

 

 

もしわからなかったら得意な人に聞けばいいのですから

 

 

IT関係はどんどん進化しているので、

おススメのツールまた紹介していきますね👏🏻

 

 

本日もお忙しい中お読みいただき、

ありがとうございました

 

 

公認会計士・税理士

畑中 外茂栄

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