2022年3月28日
カテゴリー:
探し物を探す時間を減らす
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365日ブログ
1,701日目
公認会計士・税理士
畑中 外茂栄です
紙資料とデータ
それぞれメリット・デメリットがありますが、
資料の保管はデータで保存をするように統一しています
共有ドライブに保管をしておけば、
事務所だけじゃなく出先からもアクセスできますし
持ち運びや紛失リスクも無くなり非常に便利です
自社の場合は、
フォルダの並びからフォルダの
どこに何を保存するかという
「型」が決まっています
この型は標準のルールです
先日、とある資料について
スタッフがこの型に沿っていない保存の方法をしていたので、
型通りに保存をするように注意したことがありました
1社の中の1個のフォルダが多少ズレているだけなら、
そこまで探し出すのに時間はかかりません
ところが100社あって100個のフォルダが
それぞれの独自のルールで保存されていたらどうでしょうか?
このような場合には必要な資料を探し出すのに
とてつもない時間を使ってしまう可能性があります
この探し物を探す時間は、
本当に無駄で必ず削減すべき時間です
![](https://sun-tax.or.jp/wp-content/uploads/2022/02/business-woman-executive-relaxing-sitting-on-chair-outdoors-506248536_726x484.jpeg)
自分1人だけならルールが無くても
それほど困ることは無いかもしれません
ですが社内の人数がどんどん増えていき、
それぞれが独自のルールで動くと
探し物にたどり着くまでに
相当な時間と労力を使ってしまいます
紙資料ではなくデータの利点は
そのような探し物を探す時間を減らせる点にあります
時短のためにもデータの活用をしましょう
公認会計士・税理士
畑中 外茂栄