2024年8月14日
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重要な業務から優先的に手順書を作りましょう
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公認会計士・税理士
畑中 外茂栄です
昨日とある緊急な業務対応の依頼が来たので、
そちらの対応を優先的に行いました
法的な締め切りは８月14日
つまり今日です(笑)
本当だとスタッフにお願いしたいところですが、
事務所の公式なお盆休暇は８月１５日まで
休暇明けまで待っていたら締め切りには間に合いません
そこで、労働基準法や雇用契約の対象外である私の出番です(笑)
これも含めて自分の判断だし、
自分の責任なので苦ではありません
今回行うのは重要な業務ですが、
頻度は割と少なめの業務です
私も自分で行うのはすごい久しぶりでした
そこで登場したのがスタッフが作成した手順書です
これが素晴らしく良い出来で、
久しぶりだったにも関わらず
スムーズに終えることができました
仮にこの手順書が無かったら機会損失は莫大です
以前に行った作業を思いだしつつ
調べながらやることでも業務は終えることが出来ますが、
おそらく２倍～３倍程度の時間は要することでしょう
仮に不明な部分が出たら休みにも関わらず
スタッフに電話で確認せざるを得なかったかもしれません
休日に電話がかかってきたら迷惑行為確定です
弊社でも重要な業務はすべてマニュアルを作成しています
もしこれから０ベースで手順書やマニュアルを作りたい方は、
優先順位としては下記から着手していきましょう
まずは重要か重要ではないか
当然ですが重要な業務から着手をしていきましょう
次に、頻度が多いか少ないか
重要かつ頻度が多い業務から着手すれば、
業務の均一化・標準化をしやすくなり、
またスタッフ間の横の展開もしやすくなります
その上で重要かつ頻度が少ない業務も着手をしていきましょう
頻度が少ないからこそ、忘れがちになります
今回私が行った業務は、
まさに重要かつ頻度が少ない業務で
絶大な効果を発揮してもらえました
手順書やマニュアルを作るのは最初は大変ですが、
１度作ってしまったあとはメンテナンスだけで済むので運用は楽になります
公認会計士・税理士
畑中 外茂栄
