割り込みタスク用の時間を事前に確保をする

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公認会計士・税理士　

畑中　外茂栄です　

多くの人はその人のタスクやTo doを確認して

優先順位をつけながら割り当てを考えていくと思います

僕もだいたい30分刻みをベースにタスクをこなしていくのですが、

昔はきつめに割り当てをしていました

ところが、カツカツに計画を立てても、

その通りに進まないことも多くあると思います

ほとんどの計画が、

順調に進んていくことを前提に作っていると思いますが、

現実的には順調に進まないことが多いのです

代表的なことが割り込みタスクです

割り込みタスクとは、

当初考えていなかった急なタスクで、

僕の場合だと

・お客様からの連絡（電話、ＬＩＮＥなど）、追加の作業依頼など

・税務署等からの電話連絡、追加の資料依頼など

・急な関係者の来社

・スタッフからの質問対応

・スマホやパソコンのシステムトラブル

等々といったことがあり、

特に電話関係などは割り込みの典型的な例です

当初の時間見積りで30分だった作業をやっている途中で、

急な電話対応で10分使ってしまえば予定がかなり狂います

そのため、

午前中と午後で割り込みタスク発生用の時間を確保して、

カレンダーに登録をしてあります

これをやる前とやった後では、

精神的な余裕度が全然変わりました

割り込みタスクが発生することを前提にスケジュールを作っていけば、

多少は予定通りに行かなくても大丈夫という感覚になります

また仮に割り込みタスクが発生しないのであれば、

前倒しで次の作業をやればいいのです

つまり割り込みタスク発生用の時間を事前に確保することは、

メリットはあってもデメリットはないと考えています

スケジュールは余裕を持つことが大切ですが、

上手く事が進まないことを前提に工夫することが大切です

公認会計士・税理士　

畑中　外茂栄