探し物を探す時間を減らす

365日ブログ　

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公認会計士・税理士　

畑中　外茂栄です

紙資料とデータ

それぞれメリット・デメリットがありますが、

資料の保管はデータで保存をするように統一しています

共有ドライブに保管をしておけば、

事務所だけじゃなく出先からもアクセスできますし

持ち運びや紛失リスクも無くなり非常に便利です

自社の場合は、

フォルダの並びからフォルダの

どこに何を保存するかという

「型」が決まっています

この型は標準のルールです

先日、とある資料について

スタッフがこの型に沿っていない保存の方法をしていたので、

型通りに保存をするように注意したことがありました

1社の中の１個のフォルダが多少ズレているだけなら、

そこまで探し出すのに時間はかかりません

ところが100社あって100個のフォルダが

それぞれの独自のルールで保存されていたらどうでしょうか？

このような場合には必要な資料を探し出すのに

とてつもない時間を使ってしまう可能性があります

この探し物を探す時間は、

本当に無駄で必ず削減すべき時間です

自分1人だけならルールが無くても

それほど困ることは無いかもしれません

ですが社内の人数がどんどん増えていき、

それぞれが独自のルールで動くと

探し物にたどり着くまでに

相当な時間と労力を使ってしまいます

紙資料ではなくデータの利点は

そのような探し物を探す時間を減らせる点にあります

時短のためにもデータの活用をしましょう

公認会計士・税理士　

畑中　外茂栄