2022年2月6日
カテゴリー：
ミスを防ぐ業務フローを作るポイントは？
365日ブログ
1,651日目
公認会計士・税理士
畑中 外茂栄です
先日お客様のとある管理資料を作る業務で、
ミスが多いのでどうしたらよいでしょうかという話が出ました
売上に関する請求漏れが
頻繁に発生している状況でした
請求漏れが頻繁に発生するなら、
その管理資料も誤りが多くなるため、
より上流での業務改善が必要です
聞いたところ、
すぐにでも改善できそうな
ポイントが２つありました
１つは、
ルールの明確化
です
ミスを防ぐためのルールが無い、
あるいはルールが仮にあったとしても
機能していなければ意味がありません
ルールが無ければどうでしょうか？
担当者のその日の気分や調子によって
業務手順もが変わります
業務手順が変われば
結果が変わる可能性があります
つまりミスが起きる確率も高くなります
あるいは業務に関わる人間が複数になれば、
その分だけその人なりのやり方が増加します
ルールが無ければ、
まずはルールを作ることが大切です
2つ目は、
頻度
です
ダブルチェック等をしている場合もあるようでしたが、
その頻度もまちまちのようでした
大量に業務があるなら
1回の実施でチェック箇所も増えるため、
ミスが見つからない可能性があります
そのため、
2回
3回
4回
とチェック回数を増やすのも有効です
頻度は、
日次
週次
月次
四半期
半期
年１回
と業務に合った適切が頻度があるはずです
月末に1回のチェックで漏れが発生するなら、
15日と30日の2回にわけて実施してみるのも有効です
自社においてもそれぞれの業務に応じて
ルールやチェック頻度を設計しています
それでも人間ですから、
ミスを起こしてしまうのは仕方ありません
極力ミスが起こらないように、
予防的な仕組みの構築が大切ですね
公認会計士・税理士
畑中 外茂栄
