2024年8月12日
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全てをフルパワーで・・・をあきらめてタスクの強弱をつける
365日ブログ
2,569日目
公認会計士・税理士
畑中 外茂栄です
自分のことですが、
このブログも丸７年継続できている実績があるので、
何か１つをやり続ける辛抱強さはある・・・
と勝手に思っています(笑)
とはいえ、
仕事や家庭で様々役割が増え続けているので、
必然的に取り組まなければいけないタスクも比例して増えます
経営者や管理職等の方であれば、
自分以外の部下等の管理も出てくるので、
自分だけの没頭する時間を取ることは
なかなか難しいと思います
加えて自分も年を取るごとに
かなり自覚してきたのが、
自分の集中力の低下です(-_-;)
特に朝の取っ掛かりですが、
並べられたたくさんのタスクを見て
気分が下がることが 往々にしてありました
程度はあれど、
時間の上限と集中力の上限がある以上は、
１日で重要なタスクを10個も20個も
さばくことはできません
そのため意識しているのは、
タスクの強弱
です
各タスクをポイント制にしています
一番優先順位が強いタスクは、
緊急 かつ 自分自身でやらなければいけないタスクです
これを大タスクとします
このタスクをこなすための時間の上限は、
１コマあたり90分をしています
このタスクだけをやるなら、
自分の集中力を考えるなら１日３コマが限界です
あとは打合せなども１回60分とするなら、
事前準備や打合せ終了後のちょっとした
フォローなどを考えると90分相当になります
よって大タスク１つと同等とみなしています
物理的に大タスクだけをこなすのであれば、
１日の中で３つが限界です
この大タスクが１つだけの予定であれば、
他に時間が生まれます
例えば支払い業務等の事務作業や、
問い合わせに対する回答の準備などです
これら１つあたり15分程度を小タスクとします
小タスクとして５個～６個程度で大タスク１個に相当します
よって、組み合わせとしては、
①大タスク ３
②大タスク ２ × 小タスク５
と割当をすることができます
その他にも割り込みタスクとして、
急な電話やメール等が発生します
割り込みタスクもゼロに
コントロールできない以上は
ある程度のバッファは必ず必要です
タスクの強弱をつけることで
メリハリがかなりつくことと、
副産物として時間見積りが自然と身につきます
依頼された業務、やらなければいけない業務が
大タスク１個９０分相当で何個分か？という発想になるので、
完了までの目安も自然と見通しが立ちます
10代20代と若かったころは
すべてをフルパワーでできていたかもしれませんが、
人間である以上老化は避けることはできません
スケジュール管理も仕組みが必要ですね
それは今日もがんばりましょう！！
公認会計士・税理士
畑中 外茂栄
